KOSZTY W FIRMIE 

1. Co to jest koszt firmowy i jak dzielimy koszty w firmie 

Każdy przedsiębiorca, prowadząc swoją działalność gospodarczą, ponosi różnorodne koszty. 

Zgodnie z definicją księgową, koszty w firmie dzieli się na stałe i zmienne.

• Koszty stałe to takie, które nie zmieniają się wraz ze zmianą wielkości sprzedaży lub świadczonych usług (amortyzacja, czynsz, ubezpieczenie firmy, leasing),
• Koszty zmienne to te, które ulegają zmianie w zależności od wielkości sprzedaży lub świadczonych usług przez firmę (zakup materiałów do pracy, narzędzi).

Najogólniej koszty firmowe to koszty, które są niezbędne do poniesienia, w celu prowadzenia firmy i związane są bezpośrednio z rodzajem prowadzonej przez Ciebie działalności. To wydatki związane z utrzymaniem Twojej firmy. Im większe koszty poniesiesz prowadząc swoją działalność gospodarczą, tym  niższy zapłacisz podatek dochodowy. To znaczy, że koszty, które poniesiesz prowadząc swoją firmę, będziesz mógł odliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym od przychodu.

2. Jakie koszty może ponieść przedsiębiorca i w jaki sposób je udokumentować 

Koszty, które może ponieść każdy przedsiębiorca i które można odliczyć to:

• Wynajem i utrzymanie biura, magazynu lub garażu,
• Zakup materiałów wykorzystywanych do pracy,
• Zakup narzędzi,
• Zakup komputerów, laptopów, materiałów biurowych,
• Oprogramowanie do komputerów,
• Reklama firmy,
• Księgowość,
• Zatrudnienie pracowników jak i koszty podwykonawcy,
• Zakup telefonu,
• Abonament telefoniczny (odliczany tylko częściowo),
• Samochód,
• Strona internetowa
• Szkolenia, kursy, seminaria związane z Twoją branżą,
• Literatura fachowa,
• Ubezpieczenie firmowe,
• Odzież robocza.

Ważne!

Pamiętaj, że nie wszystkie koszty mogą być odliczone w całości. 

Dobrze też wiedzieć, że zakup jednego narzędzia lub maszyny, które będzie droższe niż 450 euro netto to inwestycja w firmie i podlega amortyzacji, czyli koszt zakupu jest rozkładany na 5 lat (zwrot podatku BTW otrzymasz rozliczając się w kwartale, w którym zakupiłeś sprzęt).

3. Jakich kosztów nie można odliczyć w firmie

Koszty w firmie, których nie można odliczyć:

• Mandaty,
• Telewizor, kuchenka, lodówka i inne artykuły AGD nie związane z firmą,
• Koszty związane z używaniem auta prywatnego,
• Zakup ubrań,
• Szkolenia z poza swojej branży.

Chodzi tu o koszty, które nie są adekwatne do potrzeb i profilu firmy. Pamiętaj, że w przypadku kontroli, urzędnik odrzuci dany koszt, co wiąże się ze zwrotem BTW oraz zmianą w rozliczeniu rocznym, a także nałożeniem kary.

4. Jak udokumentować koszty w firmie

Koszt musi być udokumentowany jako paragon, bon lub faktura. Bon/paragon powyżej 100 euro powinien być wystawiony jako faktura. Wyjątek stanowią bony za paliwo dotyczące auta firmowego, które powinny być opłacone kartą firmową. Istnieją także sklepy np. budowlane, które nie wystawiąją faktur, takie jak PRAXIS iwtedy ważny jest bon/paragon.  

Faktura, bon czy paragon musi być czytelny i zawierać datę i koszt zakupu wraz z wyszczególnionym podatkiem BTW, dodatkowo faktura musi posiadać w treści nazwę Twojej firmy (lub imię i nazwisko), adres, kod pocztowy i numer BTW.

Koszty firmowe powinny być płacone kartą firmową, dzięki czemu wszystkie koszty zostaną ujęte w administracji Twojej firmy.

5. Jakie koszty firmowe nie zawierają lub nie można od nich odpisać podatku BTW:

• Niektóre szkolenia, kursy,
• Zakup jedzenia mimo, że zawiera podatek BTW nie jest on odpisywalny, a koszt odliczany jest częściowo,
• Zakupy z zagranicy,
• Leasing samochodu,
• Koszty usług bankowych,
• Ubezpieczenie samochodu, firmy, sprzętu.

Koszty w firmie, które ponoszone są cyklicznie i powtarzalnie np. usług bankowych, ubezpieczenia, leasingu i których nie jesteśmy w stanie udokumentować za pomocą paragonu czy faktury mogą być odpisywane z wyciągu z konta bankowego.