Co potrzebne jest do wystawiania faktur

1. Faktura – co należy o niej wiedzieć 

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie określonej transakcji. Jako samodzielny przedsiębiorca musisz pamiętać o podstawowych danych, które należy umieścić na fakturze, aby uniknąć problemów z odliczaniem podatku BTW, co w konsekwencji ma wpływ na prawidłowość prowadzonej księgowości Twojej firmy. 

Co powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura:

• Nazwę Twojej firmy
• Adres firmy
• Numer KVK
• Numer BTW
• Numer konta bankowego
• Numer telefonu
• Adres mailowy
• Datę faktury
• Numer faktury (pamiętaj o kolejności faktur)
• Dane zleceniodawcy – nazwisko i adres klienta lub nazwę jego firmy
• Opis wykonanej pracy
• Numer BTW zleceniodawcy (w przypadku podatku verlegd – faktury ze zwrotnym obciążeniem)
• Numer KVK, gdy faktura wystawiana jest dla firmy
• Kwotę netto 
• Kwotę podatku BTW
• Kwotę brutto
• Termin płatności.

2. Jak długo powinieneś przechowywać faktury w administracji firmy 

Zgodnie z prawem faktury należy przechowywać przez okres 7 lat, a w przypadku faktur dotyczących nieruchomości wymagany czas przechowywania to 10 lat. Dopuszcza się zarówno formę papierową jak i elektroniczną przechowywania faktur.

3. Forma wystawiania faktur

Fakturę możesz wystawić zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej korzystając z dostępnych na rynku specjalnie stworzonych systemów czy programów do fakturowania. Dzięki korzystaniu z elektronicznej formy wystawiania faktur nie gromadzisz sterty dokumentów.

4. Ważna zmiana dotycząca terminu płatności faktur dla dużych firm!!

Od 1 lipca 2022 roku rząd niderlandzki zmienił ustawowy termin płatności faktur dla dużych firm z 60 dni na 30 dni. Celem tej zmiany jest poprawa płynności finansowej małych firm poprzez skrócenie czasu oczekiwania na płatność wystawionej faktury.

Przedsiębiorco oznacza to, że od 1 lipca 2022 roku możesz wystawiać faktury swoim dużym klientom z 30-dniowym terminem płatności. Zapewni Ci to szybsze otrzymanie wynagrodzenia za wykonaną pracę, a tym samym uzyskasz środki na pokrycie kosztów i ewentualne inwestycje w swojej firmie. Taka zmiana to zdecydowana korzyść dla małych firm ZZP.

5. Faktura korygująca – creditnota w Niderlandach

Czasami zdarza się, że jako przedsiębiorca wystawisz nieprawidłowo fakturę. Powodem może być zmiana ceny, pomyłka w kwocie podatku, zmiana ilości dostarczonych produktów bądż zakresu świadczonej usługi, czy innej pozycji na fakturze. 

Należy wówczas skorygować błędnie wystawioną fakturę i wystawić notę korygującą, nazywaną w Niderlandach creditnota.

Wystawienie faktury korygującej – Creditnota, podlega tym samym zasadom, co wystawienie zwykłej faktury. Należy zachować kolejność numerowania stosowaną przy wystawianu faktur, a jedyna różnica polega na tym, że na fakturze korygującej kwoty są ujemne. 

Warto na fakturze korygującej umieścić słowo CREDITNOTA, chociaż nie jest to obowiązkowe i pozostawić w administracji firmy wcześniej wystawioną fakturę, którą korygujemy.