Koszty firmowe w Holandii. Co trzeba wiedzieć na ich temat?

Prowadzenie własnego biznesu wymaga dopilnowania wielu spraw księgowo-podatkowych.
Jedną z nich są koszty firmowe. Inwestycje finansowe w założenie i rozwój działalności są
nieodzownym elementem prowadzenia biznesu. Wielu przedsiębiorców, którzy założyli firmę
w Holandii zastanawia się, co dokładnie można zaliczyć do kosztów firmowych oraz w jaki
sposób je odliczać. W poniższym artykule objaśnimy bliżej właśnie tę kwestię. Zapraszamy
do lektury!

Czym są koszty firmowe w Holandii?

Rozliczanie kosztów firmowych to dla przedsiębiorców prowadzących własną firmę
w Holandii dość spore wyzwanie. Czynność ta wymaga znajomości holenderskich
przepisów, a także mądrego planowania wydatków. Te zaś w dużej mierze zależą
od charakteru oraz skali prowadzonej działalności. W pierwszej kolejności należy
zatem objaśnić, co w Holandii należy rozumieć przez koszty firmowe.
Holenderski Urząd Skarbowy (Belastigdienst) definiuje koszty firmowe (inaczej koszty
uzyskania przychodu) jako takie koszty, których poniesienie jest konieczne do prowadzenia
działalności gospodarczej. Koszty te muszą mieć z nią zatem bezpośredni związek. Innymi
słowy, kosztami firmowymi są określone nakłady finansowe, które ponosi firma, by osiągnąć
przychód bądź zabezpieczyć jego źródła.
Organy skarbowe w Holandii przywiązują zatem największe znaczenie do dwóch czynników,
jakimi są motyw oraz proporcjonalność deklarowanych kosztów. W praktyce oznacza to, że
Belastigdienst może zażądać od przedsiębiorcy złożenia wyjaśnień, jeżeli dostrzeże zbyt
duże rozbieżności pomiędzy kosztami a osiąganymi przychodami. To na przedsiębiorcy
ciąży bowiem obowiązek wykazania przed organami skarbowymi, że dany koszt ma związek
z prowadzoną działalnością.

Co generuje koszty firmowe w Holandii?

Koszty firmowe będą mieć różną specyfikę w zależności od rodzaju prowadzonej
działalności. Poszczególne branże mają bowiem swoje specyficzne potrzeby, a co za tym
idzie, generują różnego typu wydatki. Ponadto to sam przedsiębiorca decyduje o skali swojej
działalności oraz jej zasięgu. Można jednak wskazać pewne najpowszechniej ponoszone
wydatki związane z prowadzeniem firmy w Holandii. Należą do nich:
 koszty wynajmu lokalu lub innego typu powierzchni użytkowej;
 koszty rejestracji działalności;
 opłaty za media (internet, telefon);
 usługi księgowe;
 sprzęt i narzędzia niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej;
 opłaty bankowe;
 stworzenie i prowadzenie strony internetowej;
 wydatki na cele marketingowe;
 ubezpieczenie firmowe;
 odziez rozbocza.
O ile koszty w przypadku wynajmu biura czy zakupu potrzebnego sprzętu mogą kształtować
się na różnym poziomie, tak koszty rejestracji działalności będą jednakowe dla każdego
przedsiębiorcy. Każdy przyszły przedsiębiorca musi zarejestrować swoją firmę w Kamer van
Koophandel (KvK), czyli w Holenderskiej Izbie Handlowo-Przemysłowej.

W przypadku jednoosobowej działalności (ZZP), koszt jej rejestracji wynosi 80,10 euro. Jest
to opłata jednorazowa. Jednocześnie zdejmuje ona z przedsiębiorcy obowiązek zgłaszania
firmy do instytucji skarbowej. Takie zgłoszenie zostanie bowiem automatycznie wysłane
przez KvK. Za pobranie wyciągu potwierdzającego rejestrację wnosi się jeszcze dodatkową
opłatę. Taki dokument jest przydatny przy załatwianiu innych formalności, na przykład
podczas zakładania konta firmowego.
W przypadku spółek (BV) konieczne jest dodatkowo sporządzenie aktu notarialnego. Cena
takiej usługi mieści się w przedziale od 1000 do 2000 euro. Trzeba też wiedzieć, że przy
zakładaniu niektórych rodzajów działalności konieczne mogą być dodatkowe certyfikaty
i pozwolenia. W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości przyszły przedsiębiorca
powinien skonsultować się z biurem rachunkowym lub doświadczonym radcą prawnym.
Dodatkowo, w przypadku osób, które nie znają jeszcze dobrze języka, kolejnym wydatkiem,
który będą musiały ponieść w związku z zakładaniem działalności, jest skorzystanie z usług
tłumacza. Bez nich przebrnięcie przez wszystkie formalności może okazać się niewykonalne.

Które koszty można odliczyć w całości?

Zapewne wielu, szczególnie początkujących przedsiębiorców, prowadzących firmę
w Holandii, zastanawia się, które koszty związane z prowadzeniem działalności można
odliczyć w całości. Kwestia ta jest regulowana przepisami prawa. Pełnemu odliczeniu
podlegają wszystkie wydatki mające bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Będą
to więc na przykład:
 koszty początkowe, poniesione na przykład z tytułu wpisu do Rejestru Handlowego;
 koszty samochodów firmowych oraz ich eksploatacji;
 koszty wynajmu lokalu;
 koszty niezbędnego wyposażenia biura;
 koszty zatrudnienia pracowników;
 koszty prądu oraz ogrzewania pomieszczeń służbowych;
 koszty szkoleń dla pracowników;
 koszty usług księgowych;
 koszt zakupu sprzętu niezbędnego do wykonywania danej działalności;
 koszty korzystania z usług podwykonawców;
 koszty mediów (Internet, telefon);
 koszty podróży odbywanych w celach służbowych;
 koszty literatury fachowej;
 koszty niezbędnej odzieży roboczej;
 koszty wykupienia ubezpieczeń, które w przypadku niektórych zawodów są
wskazane;
 koszty egzekwowania zaległych płatności od kontrahentów;
 koszty ponoszone w związku z działaniami marketingowymi.
Tu trzeba jednak podkreślić, że część kosztów można odliczyć w całości w danym roku,
w którym zostały poniesione, a część podlega odpisowi na przestrzeni lat (tzw. amortyzacji).
W drugim przypadku mowa jest o kosztach zakupu za minimum 450 euro netto. Mogą to być
np. auto służbowe lub sprzęt biurowy.
Ponadto poszczególne koszty można odliczyć tylko częściowo. Chodzi tu o takie wydatki,
które mają co prawda związek z prowadzoną działalnością, ale służą też celom prywatnym.
Wówczas odliczeniu podlega tylko ta część kosztów, która ma charakter służbowy.
Należałoby w tym miejscu wspomnieć jeszcze o tzw. kosztach reprezentacyjnych. Są
to koszty ponoszone na przykład podczas kolacji biznesowej z kontrahentem. Z opłaconego rachunku można odliczyć jedynie 80 proc. jego wartości. Nie można odliczyć pełnego kosztu
tego typu spotkania.

Koszty, których przedsiębiorcy w Holandii nie mogą odliczyć

Istnieje też grupa kosztów, których nie można odliczyć. Wynika to z faktu, iż związane są
one wyłącznie z korzyściami prywatnymi. Ponieważ nie mają związku z prowadzoną
działalnością, nie da się ich zakwalifikować jako kosztów firmowych. Można do nich zaliczyć
na przykład:
 koszty wyrobienia prawa jazdy;
 koszty ubezpieczenia zdrowotnego;
 koszty posiłków w pracy;
 koszty mandatów oraz innych kar pieniężnych;
 koszty prowadzenia biura w mieszkaniu prywatnym (poza określonymi wyjątkami);
 koszty pozycji literackich, niemających związku z wykonywaną działalnością;
 koszty odzieży i kosmetyków;
 koszty sprzętu i narzędzi, które nie są wykorzystywane podczas prowadzenia
działalności gospodarczej;
 koszty związane z prywatnymi zainteresowaniami i zajęciami.
W jaki sposób prawidłowo dokumentować koszty firmowe?
Koszty ponoszone w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej trzeba
w odpowiedni sposób dokumentować. Organy skarbowe mogą bowiem w każdej chwili
przeprowadzić kontrolę, domagając się wykazania, iż dane koszty faktycznie mają związek
z funkcjonowaniem firmy.
Koszty firmowe należy dokumentować w formie faktury, bonu lub paragonu, przy czym bony i
paragony dopuszczalne są jedynie w przypadku kosztów nieprzekraczających 100 euro.
Wyższe wydatki muszą być już potwierdzone fakturą. Niezależnie jednak czy chodzi o bon,
paragon czy o fakturę, każdy dokument stanowiący dowód kosztowy musi być czytelny
oraz uwzględniać poniższe dane:
 dane sprzedawcy i nabywcy, tj. nazwę firmy, dane adresowe oraz numer BTW;
 przedmiot transakcji;
 datę wystawienia;
 kwotę transakcji;
 kwotę podatku BTW.

Wskazane jest, aby wszelkie wydatki związane z prowadzaną działalnością, były opłacane
z konta firmowego. Ogólnie przedsiębiorcy w Holandii, podobnie jak w Polsce zresztą,
nie mają obowiązku zakładania konta firmowego. Jest to jednak zalecane rozwiązanie,
ponieważ pomaga rozdzielić wydatki prywatne od firmowych. Usprawni też przebieg
ewentualnej kontroli skarbowej, pozwalając jednocześnie uniknąć konieczności składania
obszernych wyjaśnień pracownikom urzędu skarbowego.

Koszty firmowe w Holandii. Czy opłaca się je generować?

Co do zasady, prowadzenie własnego biznesu ma generować przychody. Koszty są
nieodzowną częścią prosperowania każdej firmy i często utożsamiane są z wydatkami
znacznie uszczuplającymi firmowy majątek.
Koszty uzyskania przychodu, choć niezaprzeczalnie generują wydatki, mogą być też
korzystne dla przedsiębiorcy. Im wyższe będą bowiem ponoszone koszty, tym niższy będzie
należny do zapłaty podatek. Co więcej, wydatki firmowe, o ile będą dobrze przemyślane
i mądrze rozplanowane, służą generowaniu wyższych przychodów. Powinny być jednak adekwatne do realnych możliwości firmy oraz skali prowadzonej działalności. Przykładowo,
inwestowanie w szeroko zakrojone kampanie reklamowe nie będzie miało większego sensu
w przypadku małej, lokalnej firmy.
Należy jednak pamiętać, że koszty firmowe automatycznie obniżają wysokość osiąganego
dochodu. Nie będzie to korzystne w przypadku przedsiębiorców, którzy planują ubieganie się
o kredyt. Zdolność kredytowa uzależniona jest bowiem przede wszystkim od wysokości
dochodów.
Reasumując, prowadząc firmę w Holandii, należy bardzo rozważnie podchodzić
do związanych z nią wydatków oraz ich kwalifikacji jako koszty przychodu. Przede wszystkim
trzeba liczyć się z kontrolą organów skarbowych, którym takie koszty trzeba będzie
w odpowiedni sposób uzasadnić. Aby uniknąć błędów i nie narazić się na kary warto,
przynajmniej w początkowym okresie prowadzenia działalności, skorzystać z usług
doświadczonego księgowego, który pomoże prawidłowo rozliczyć koszty firmowe. Zwłaszcza
jeśli wybrana przez przedsiębiorcę branża generuje liczne wydatki biznesowe.
Trzeba też zastanowić się nad realnymi możliwościami firmy oraz perspektywami rozwoju
i na tej podstawie planować firmowe wydatki. Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, jaka
wysokość kosztów będzie realnie opłacalna dla firmy.

Potrzebujesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu!