Auto na firmę w Holandii. Wszystko, co trzeba wiedzieć

W prowadzeniu działalności gospodarczej bardzo pomocny, a niekiedy wręcz konieczny, jest samochód. Jak rozliczać auto w firmie w Holandii i jakie korzyści wynikają z takiej formy posiadania pojazdu? Wszystkiego dowiesz się z poniższego tekstu!

Czym jest auto firmowe?

Zacznijmy od objaśnienia, co dokładnie oznacza pojęcie „samochód firmowy”. Termin niby oczywisty, aczkolwiek wciąż bywa niekiedy mylnie interpretowany. Auto na firmę, czyli pojazd służbowy, to nic innego, jak samochód, który wykorzystywany jest wyłącznie w celach zawodowych. Może być to pojazd osobowy bądź dostawczy. Definicja ta nie wyklucza jednak możliwości wykorzystywania firmowego auta do celów prywatnych, ale o tym w dalszej części tekstu.

Samochód firmowy znacząco ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków, transport towarów, a także umożliwia dotarcie na spotkania biznesowe lub spotkania z klientem. 

Wymagania dotyczące auta firmowego w Holandii

Podstawowym warunkiem, jaki należy spełnić, aby nabyć samochód firmowy, jest oczywiście rejestracja własnej działalności. Wymagane dokumenty oraz formalności, których należy dopełnić, w dużej mierze zależą od skali i rodzaju prowadzonej działalności.

Ważne jest, by przedsiębiorca nabywający auto w celach służbowych, zachował jego pełną dokumentację. Chodzi tu przede wszystkim o fakturę zakupu, dowód rejestracyjny, książkę serwisową, a także dowód ubezpieczenia. Dodatkowo każdy, kto decyduje się na auto w firmie w Holandii, zobowiązany jest do wykupienia dodatkowego ubezpieczenia zapewniającego ochronę przed kradzieżą, uszkodzeniem oraz wszelkimi innego typu przykrymi wydarzeniami.

Ważne jest też, aby właściciel firmy, który decyduje się na nabycie auta firmowego, dokładnie oszacował koszty, związane z jego zakupem oraz użytkowaniem. Są to bowiem koszty, które muszą zostać ujęte w firmowym budżecie.

Od czego zacząć?

Przedsiębiorca prowadzący działalność w Holandii, który zdecydował się na zakup firmowego auta, musi rzecz jasna wybrać w pierwszej kolejności odpowiedni model. Podczas podejmowania decyzji warto uwzględnić takie czynniki jak rocznik auta, przebieg, rodzaj paliwa, wielkość. Ważne, aby samochód był dopasowany do celów, w jakich będzie używany.

Poszukując auta firmowego, należy brać też pod uwagę to, czy sprzedający może wystawić fakturę. W Holandii, w przypadku aut firmowych, wymagana jest bowiem faktura, a nie umowa sprzedaży. Po zawarciu transakcji, auto trzeba zarejestrować na firmę. Przebieg tej procedury może być różny, w zależności od rodzaju samochodu. Zawsze jednak konieczne jest dostarczenie stosownej dokumentacji, wniesienie obowiązkowych opłat (o czym za chwilę) oraz wyrobienie nowego dowodu rejestracyjnego.

Z jakimi kosztami należy się liczyć?

Niezależnie czy nabywamy auto na własny użytek, czy w celach służbowych, trzeba liczyć się z określonymi kosztami. Pierwszym z nich jest już sam koszt pojazdu, który zależy od rocznika, stanu pojazdu, przebiegu, a także marki.

Następnie wymagane są opłaty rejestracyjne. Obejmują one podatek od nabywcy pojazdu (BPM), opłatę za wyrobienie nowych numerów rejestracyjnych oraz podatek drogowy.

Kolejny koszt to obowiązkowe ubezpieczenie. Cena polisy uzależniona jest od kilku czynników. Pod uwagę brany jest wiek kierowcy, jego historia ubezpieczeniowa, a także marka i model auta. Dostępne są też różne pakiety ubezpieczeń, różniące się swoim zakresem.

Nie zapominajmy o tym, że auto na firmę generuje też koszty eksploatacyjne, tj. koszty paliwa oraz koszty wszystkich niezbędnych napraw i przeglądów.

Nabycie auta firmowego. Jakie opcje są dostępne w Holandii?

Przedsiębiorcy prowadzący biznes w Holandii, którzy zamierzają nabyć samochód firmowy, mają do wyboru dwie możliwości. Pierwszą jest auto w leasing, a drugą zakupienie go na firmę. Która opcja jest korzystniejsza? Wszystko zależy od możliwości przedsiębiorcy, charakteru prowadzonej działalności, budżetu, jakim dysponuje, generowanych obrotów oraz jego indywidualnych potrzeb. Przyjrzyjmy się zatem obu rozwiązaniom.

Leasing

Jeżeli chodzi o leasing, przedsiębiorcy w Holandii mogą skorzystać z leasingu operacyjnego lub finansowego. Pierwsza opcja umożliwia wynajem auta na określony czas. W większości przypadków na okres od 2 do 5 lat. Właściciele firm decydują się na tę opcję, ponieważ nie muszą inwestować środków w zakup pojazdu. Zobowiązani są natomiast do opłacania rat leasingowych. Te zaś mogą być odliczone od podatku.

Zaletą tego rozwiązania jest też to, że w większości przypadków taka forma leasingowania auta obejmuje koszty jego serwisowania oraz ubezpieczenia. Jest to dużym ułatwieniem dla właścicieli firm. Leasing operacyjny nie umożliwia jednak wykupienia auta w późniejszym czasie.

Z kolei leasing finansowy zapewnia możliwość późniejszego wykupu pojazdu. Ponadto przedsiębiorca ma w tym przypadku prawo do odliczenia ulgi inwestycyjnej KIA. Podobnie jak w przypadku leasingu operacyjnego, leasing finansowy wymaga regularnego spłacania rat, w które wlicza się koszt pojazdu. Ten zaś można odliczyć od podatku.

Zakup na firmę

Przedsiębiorcy, którym zależy na tym, aby być właścicielem auta, mogą skorzystać ze standardowego rozwiązania, jakim jest zakup samochodu na firmę. Na tę opcję decydują się najczęściej firmy, które mają ustabilizowaną sytuację finansową.

Zakup auta na firmę oznacza, że zarówno koszty zakupu, jak i utrzymania pojazdu, kwalifikowane są jako koszty firmowe. Te zaś można odliczyć od podatku. Minusem w tym przypadku jest to, że należy zainwestować większą kwotę w zakup pojazdu.

Prywatne auto w firmie?

Zapewne wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w Holandii można wykorzystywać auto prywatne do celów firmowych. Otóż istnieje taka możliwość. Takie rozwiązanie jest często wybierane przez mniejszych przedsiębiorców lub jednoosobowe działalności, w których przypadku osobiste auto z powodzeniem może być wykorzystywane również do pracy. Opcja ta jest też opłacalna w przypadku tych właścicieli firm, którzy nie dysponują budżetem na zakup nowego auta firmowego.

Konieczne jest jednak wówczas prowadzenie rejestru kilometrów przejechanych w celach służbowych, zwanego powszechnie kilometrówką. Za każdy kilometr można odliczyć 0,23 euro (w 2024) od dochodu firmy i wrzucić w koszty prowadzenia działalności.

Ponadto wykorzystanie prywatnego auta w działalności gospodarczej umożliwia przedsiębiorcy odliczenie podatku BTW od kosztów paliwa oraz kosztów związanych z serwisowaniem auta, adekwatnie do liczby kilometrów przebytych w sprawach służbowych.

Samochód służbowy do celów prywatnych

W tym miejscu nasuwa się jeszcze jedno pytanie. Jeżeli w Holandii można użytkować auto prywatne do celów firmowych, to czy sytuację tę można odwrócić? Czy pojazd służbowy można wykorzystywać poza pracą? Tak, w holenderskie prawo dopuszcza taką możliwość, a co więcej taki sposób użytkowania pojazdów cieszy się w Holandii dużą popularnością.

Trzeba jednak pamiętać, że jeżdżenie autem firmowym w czasie wolnym nakłada na kierowcę dodatkowy obowiązek podatkowy. Obciążony jest nim każdy przedsiębiorca, który użytkował auto do celów prywatnych powyżej 500 km w skali roku. Jeśli jednak osoba prowadząca działalność wykaże, że nie przejechała autem służbowym takiej ilości kilometrów, zostanie zwolniona z podatku. Aby móc to wykazać, konieczne jest bardzo skrupulatne prowadzenie rejestru przejechanych kilometrów.

W przypadku przekroczenia 500 km w roku autem firmowym w celach prywatnych holenderski organ skarbowy nakłada na przedsiębiorcę opłatę o nazwie Bijtelling. Jest to dopłata dodawana do dochodu, co skutkuje wyższym podatkiem. Tu warto dodać, że przy Bijtelling nie obowiązują już żadne progi związane z ilością przejechanych kilometrów. Oznacza to, że po przekroczeniu 500 kilometrów, dalszy ich rejestr nie jest już konieczny.

Nie oznacza to, że Bijtelling nakładany jest w jednakowej stawce na wszystkich kierowców. Wylicza się go bowiem na podstawie wartości pojazdów, stopnia emisji spalin oraz daty rejestrach. 

Posiadacze aut zarejestrowanych na firmę, którzy nie zamierzają wykorzystywać ich w celach prywatnych, mogą złożyć w urzędzie skarbowym odpowiednie oświadczenie. Deklaracje, że samochód nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych, zwolni ich wówczas konieczności prowadzenie rejestru przejechanych kilometrów. Dodatkowo będą mogli skorzystać z ulgi inwestycyjnej oraz zapłacą niższy podatek drogowy.

Jakie korzyści wynikają z korzystania z firmowego auta w Holandii?

Auto w firmie w Holandii może okazać się cennym wsparciem w prowadzeniu biznesu. W przypadku niektórych biznesów ma ono wręcz kluczowe znaczenie. Służbowy pojazd może okazać się też pomocny w sprawach prywatnych.

Firmowe auto oznacza szereg ulg podatkowych. Jego właściciel może bowiem odliczyć różne koszty związane z jego utrzymaniem. Mowa tu m.in. o kosztach paliwa, przeglądów, napraw czy ubezpieczenia.

Ponadto auto zapewnia firmie szersze pole do działania. Ułatwia szybszy dojazd do klientów oraz rozwożenie towaru. To zaś przekłada się na efektywniejsze zarządzanie czasem, a w dłuższej perspektywie, na większe zyski. Auto zapewnia też sprawne, a przede wszystkim wygodne przemieszczanie się, bez konieczności dopasowywania się do transportu publicznego lub wynajętych przewoźników.

Znając procedurę nabycia auta firmowego w Holandii, przedsiębiorcy prowadzący biznes w tym państwie, mogą wybrać najkorzystniejszą dla siebie opcję. Samochód służbowy zapewnia wiele korzyści. Pozwala uzyskać ulgi podatkowe oraz usprawnia pracę firmy. Istotne jest jednak, aby przed zakupem auta dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi użytkowania pojazdów służbowych, obowiązującymi w tym państwie.

Masz pytania?